Artikel ini juga dapat dibaca di  . |
Jika Anda adalah seorang fresh graduate yang baru saja mulai bekerja, bersiaplah untuk menghadapi saat di mana Anda harus bertemu dengan klien atau rekan bisnis perusahaan. Terlebih lagi kalau meeting atau pertemuan dengan klien merupakan bagian dari pekerjaan utama Anda, maka tak lama lagi kegiatan ini akan menjadi sebuah rutinitas.
Nah, bagi Anda yang akan menghadapi pengalaman pertama bertemu dengan klien atau rekan bisnis, ada baiknya Anda ketahui dulu enam etiketnya, mulai dari persiapannya hingga pada saat menjalankan pertemuan.
1. Lakukan riset singkat
Sebelum bertemu dengan klien, pastikan Anda tahu agenda pertemuan tersebut, apa objektifnya, siapa yang akan Anda temui, informasi latar belakangnya, serta apa peran Anda di sana. Hal ini nantinya akan memudahkan Anda untuk mengikuti jalannya meeting.
2. Lakukan konfirmasi
Jika Anda ditugaskan sebagai PIC atau Person in Charge, jangan lupa untuk melakukan konfirmasi guna memastikan kembali bahwa klien atau rekan bisnis perusahaan dapat hadir dalam meeting, sesuai waktu yang telah disepakati. Konfirmasi sebaiknya dilakukan via e-mail atau media komunikasi lain satu hari sebelumnya.
3. Tepat waktu
Ketepatan waktu mencerminkan profesionalitas seseorang. Untuk itu, aturlah reminder di e-mail atau ponsel Anda, dan ingatkan pula seluruh anggota tim yang akan ikut serta. Jangan sampai nama perusahaan Anda tercoreng karena karyawannya menyepelekan janji dengan rekan bisnis.
4. Perkenalkan diri
Meskipun sebelumnya sudah pernah berkomunikasi lewat e-mail, namun jika ini adalah pertemuan pertama Anda, maka Anda wajib memperkenalkan diri kembali secara resmi. Jabat tangan klien dengan kuat, buat kontak mata, dan berikan senyuman hangat. Setelah itu, apabila kondisinya adalah Anda yang mengunjungi klien, maka duduklah setelah klien mempersilakan Anda.
5. Bertukar kartu nama
Ke manapun Anda pergi, ingatlah untuk selalu membawa kartu nama. Kegiatan bertukar kartu nama biasanya dilakukan usai perkenalan, dan cara yang paling ideal saat menyerahkannya adalah dengan menggunakan kedua tangan. Selanjutnya, letakkan kartu nama klien atau rekan bisnis di atas meja selama pertemuan berlangsung dan urutkan sesuai posisi duduk. Selain untuk menunjukkan rasa hormat, hal ini juga akan memudahkan Anda untuk mengenali seluruh rekan bisnis.
6. Ucapkan terima kasih
Sebelum berpisah dengan klien, sampaikan rasa senang Anda atas pertemuan tersebut, kemudian ucapkan terima kasih sambil berjabat tangan kembali. Utarakan pula harapan Anda atas jalannya kerja sama perusahaan dengan klien. Sebuah pertemuan haruslah meninggalkan kesan yang positif, demi terwujudnya masa depan yang menguntungkan kedua belah pihak.
Jika perusahaan tempat Anda bekerja melibatkan karyawannya dalam kegiatan-kegiatan penting perusahaan, seperti misalnya bertemu dengan klien atau rekan bisnis, manfaatkanlah kesempatan tersebut sebaik mungkin. Mengapa? Karena ini merupakan kesempatan emas Anda sebagai first jobber untuk belajar dan menambah pengalaman, dan nyatanya tidak semua karyawan seberuntung Anda!
